Algemene voorwaarden
U schrijft zich in voor deelname aan een evenement van Mind Matters vzw, met maatschappelijke zetel te Nieuwe Baan 78, 9111 Belsele, RPR rechtsgebied Gent, BTW 1030.357.160, hierna “Mind Matters” of “de organisator”.
Voor al uw vragen kunt u terecht bij Mind Matters, bereikbaar op werkdagen van 9u tot 17u.
Tel: +32 488 77 76 73
E-mail: info@mindmattersvzw.be
Artikel 1. Inschrijving
De deelnemer verklaart op het moment van inschrijving minstens 18 jaar te zijn of de toestemming te hebben van een wettelijke voogd.
Een inschrijving is enkel geldig indien het inschrijvingsformulier volledig en correct is ingevuld, het inschrijvingsgeld (inclusief eventuele extra’s) volledig is betaald, en deze algemene voorwaarden zijn aanvaard.
Artikel 2. Herroepingsrecht
De inschrijving valt onder de diensten vermeld in artikel VI.53, 12° van het Wetboek van Economisch Recht, waarvoor geen herroepingsrecht geldt. Dit betekent dat je in geval van niet-deelname, om welke reden dan ook, geen aanspraak maakt op terugbetaling van het inschrijvingsgeld en eventuele extra’s.
Artikel 3. Vestiaire
Deelname aan het evenement en aanwezigheid op het terrein gebeurt op eigen risico. Mind Matters zal een bewaakte ruimte voorzien waar persoonlijke spullen kosteloos kunnen worden achtergelaten, maar het gebruik hiervan is volledig op eigen verantwoordelijkheid. Wij raden af om waardevolle voorwerpen mee te nemen. Mind Matters is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.
Artikel 4. Deelname
Deelname is enkel mogelijk met een geldige inschrijving. De deelnemer verbindt zich ertoe om respectvol om te gaan met andere deelnemers, begeleiders en het milieu, en steeds de aanwijzingen van de organisatie en veiligheidsdiensten op te volgen. De organisator behoudt zich het recht om deelnemers die de voorwaarden of veiligheidsinstructies niet naleven, of een risico vormen voor zichzelf of anderen, de toegang te weigeren.
Leeftijdsvereisten
Wandelparcours: Deelnemers jonger dan 12 jaar kunnen enkel deelnemen onder begeleiding van een volwassene (min. 18 jaar).
Loopparcours: Deelnemers moeten op de dag van de run minstens 4 jaar zijn voor de Kids run, 6 jaar voor de 5 km, 12 jaar voor de 10 km, en minstens 16 jaar voor de 21 km. Deelnemers onder de 18 jaar moeten toestemming hebben van een voogd om zich in te schrijven. Deelnemers tussen 4 en 12 jaar moeten begeleid worden door een volwassene tijdens het event.
Artikel 5. Prijzen
Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en vrijgesteld van btw, tenzij anders vermeld.
Artikel 6. Betaling
Het volledige inschrijvingsbedrag dient vooraf betaald te worden via het voorziene online betalingssysteem. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van de betaling. Mind Matters heeft alle redelijke en relevante voorzorgsmaatregelen genomen en handelt als een zorgvuldig en normaal handelend online-verkoper. Zij kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevallen van diefstal.
Artikel 7. Wijziging van de inschrijving
Deelnemers die hun inschrijving willen overdragen aan een andere persoon kunnen hiervoor contact opnemen met Mind Matters via e-mail (info@mindmattersvzw.be). Wijzigingen zijn mogelijk tot 30 dagen vóór het evenement. Eventuele aanpassingen qua afstand kunnen ter plaatse enkel indien er voldoende plaats is in de gewenste track.
Artikel 8. Gezondheid & Veiligheid
Deelnemers nemen deel op eigen verantwoordelijkheid en verklaren in goede fysieke en mentale gezondheid te verkeren. Mind Matters raadt aan om bij twijfel vooraf een arts te raadplegen.
Bij gezondheidsklachten of symptomen van besmettelijke ziekten (zoals koorts, hoesten, vermoeidheid) wordt deelname afgeraden. Deelnemers dienen zich te houden aan de veiligheidsmaatregelen die op dat moment gelden.
Mind Matters doet het nodige om de veiligheid van alle deelnemers te verzekeren, maar is niet aansprakelijk voor eventuele letsels die ontstaan tijdens de deelname, tenzij sprake is van aantoonbare nalatigheid van de organisatie.
Artikel 9. Verzekering, aansprakelijkheid, overmacht
Persoonlijke ongevallen van deelnemers zijn gedekt door een collectieve verzekering die inbegrepen is in het inschrijvingsgeld.
In geval van overmacht – waaronder onder meer wordt verstaan (niet limitatief): overheidsmaatregelen, pandemieën, extreme weersomstandigheden, technische storingen, stakingen of andere onvoorziene gebeurtenissen – kan Mind Matters niet aansprakelijk worden gesteld. In dergelijke gevallen is terugbetaling van inschrijvingsgelden uitgesloten. De organisatie zal wel trachten een passende oplossing te voorzien, zoals een automatische deelname aan een latere editie.
De aansprakelijkheid van Mind Matters is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de deelnemer heeft betaald voor deelname aan het evenement, behalve in gevallen van opzettelijke fout of grove nalatigheid.
COVID-19
Deelname aan het evenement gebeurt volledig op eigen risico. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor besmetting met COVID-19 of andere infectieziekten. Indien het evenement niet kan doorgaan door een epidemie, pandemie of overheidsmaatregelen (overmacht), wordt de inschrijving automatisch overgedragen naar een nieuwe datum of de volgende editie.
Afgelasting
Indien het evenement door Mind Matters wordt afgelast, anders dan om redenen van overmacht, worden de aangekochte tickets omgezet in tickets voor een nieuwe of volgende editie van het evenement. Eventuele bijkomende kosten in verband met het evenement, zoals service- en administratiekosten en extra’s zoals merchandise of bijdragen aan goede doelen, komen niet in aanmerking voor terugbetaling, maar worden automatisch meegenomen naar de volgende editie.
Artikel 10. Persoonsgegevens
De persoonsgegevens van deelnemers worden verwerkt door Mind Matters in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van gegevensverwerking(AVG/GDPR). De gegevens worden enkel gebruikt voor administratieve doeleinden en communicatie over het evenement.
Deelnemers kunnen hun gegevens inkijken, laten verbeteren of verwijderen door een verzoek te sturen naar info@mindmattersvzw.be.
Door deelname stemt de deelnemer in met het gebruik van foto- en videomateriaal waarop hij/zij mogelijk herkenbaar is, voor promotionele doeleinden van Mind Matters, zonder aanspraak op vergoeding. Mind Matters volgt geen deelnemers in realtime tijdens het event via trackingsoftware of andere technologieën.
Artikel 11. Opmerkingen/klachten
Opmerkingen of klachten kunnen worden ingediend via de contactgegevens vermeld in deze algemene voorwaarden. Mind Matters zal elke e-mail zo spoedig mogelijk en in alle redelijkheid behandelen.
Artikel 12. Geldigheid clausules
Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden ongeldig of onwettig worden verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Artikel 13. Toepasselijk recht – bevoegdheid
Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied waar Mind Matters haar maatschappelijke zetel heeft.