Vrijwilligersvoorwaarden

U schrijft zich in als vrijwilliger aan een evenement van Mind Matters vzw, met maatschappelijke zetel te Nieuwe Baan 78, 9111 Belsele, RPR rechtsgebied Gent, BTW 1030.357.160, hierna “Mind Matters” of “de organisator” .

Voor al uw vragen kunt u terecht bij Mind Matters, bereikbaar op werkdagen van 9u tot 17u.

Tel: +32 488 77 76 73 – E-mail: info@mindmattersvzw.be

1. Doel van de samenwerking

Vrijwilligers vormen het hart van het Mind Matters Loopevent. Mind Matters en de vrijwilliger bevestigen dat hun samenwerking gebaseerd is op een gemeenschappelijk doel en een gedeelde interesse om via het loopevenement bewustwording te creëren rond mentale gezondheid bij jongeren, en om middelen te genereren ter ondersteuning van initiatieven voor organisaties die zich inzetten voor jongeren in kwetsbare situaties. Deze overeenkomst beschrijft de afspraken, gedragsregels en verwachtingen die bijdragen aan een veilig, respectvol en positief verloop van het evenement.

2. Gedragscode voor vrijwilligers

Thema	Richtlijnen
Respect & Inclusie	Behandel alle deelnemers, collega’s en toeschouwers met respect en vriendelijkheid. Discriminatie, pesterijen of agressie worden niet getolereerd.
Verantwoordelijkheid	Kom op tijd, draag je herkenbare vrijwilligers-T-shirt of fluohesje en blijf binnen je toegewezen zone, tenzij anders afgesproken met je teamleider.
Communicatie	Wees beleefd, duidelijk en rustig in je communicatie. Bij twijfel: vraag steeds raad aan je teamleider of coördinator.
Veiligheid eerst	Meld ongevallen, incidenten of verdachte situaties onmiddellijk aan je teamleider of de EHBO-post. Neem zelf geen onnodige risico’s.
Vertrouwelijkheid	Deel geen persoonlijke informatie of beelden van deelnemers of incidenten via sociale media zonder toestemming van de betrokkenen en van de organisatie.
Representativiteit	Tijdens het evenement vertegenwoordig je Mind Matters vzw. Alcoholgebruik tijdens werkuren is niet toegestaan; roken mag enkel in aangeduide zones. Wees aanspreekbaar en vriendelijk.
Samenwerking	Help waar nodig en ondersteun andere teams bij piekmomenten. Samen zorgen we voor een vlot en positief verloop.
Communicatie met deelnemers en publiek	Spreek duidelijk en vriendelijk: “Mag ik vragen om even aan de kant te gaan voor de lopers?” Ga geen discussie aan bij klachten – verwijs steeds door naar de infostand of coördinator. Blijf in stressvolle situaties kalm, glimlach en gebruik een rustige toon.

3. Rechten van vrijwilligers

Vrijwilligerswerk is vrijwillig en onbezoldigd.
De organisatie voorziet een verzekering voor ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens het evenement.
De vrijwilliger kan zijn of haar samenwerking op elk moment beëindigen, mits verwittiging van de organisatie.
De organisatie verbindt zich ertoe vrijwilligers met respect te behandelen, duidelijk te communiceren en hun inspanningen te waarderen.

4. Verwerking van persoonsgegevens (GDPR)

De organisatie verwerkt enkel de gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het evenement (zoals naam, contactgegevens, toewijzing van taken en verzekering).
Deze gegevens worden uitsluitend intern gebruikt en niet gedeeld met derden zonder toestemming.
Vrijwilligers hebben het recht hun gegevens in te kijken, te laten corrigeren of te laten verwijderen.
Wie zijn deelname wil intrekken of bezwaar heeft tegen de verwerking van gegevens, kan dit op elk moment melden via info@mindmattersvzw.be.